Am fost recent la Ghimbav, la sediul SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, acolo unde funcționează cel mai nou depozit de arhivă din România. Am stat de vorbă cu Leonte Mărginean, Director Comercial SDA, despre o industrie care pare invizibilă până în momentul în care ai nevoie disperată de ea: arhivarea documentelor.
Discuția a pornit de la o întrebare simplă: de ce renunță o companie la a-și ține arhiva la sediul propriu?
Răspunsul lui Leonte a fost la fel de simplu: spațiul. E o decizie de business. Pe măsură ce o companie crește, spațiul dedicat arhivei devine tot mai costisitor și mai greu de gestionat față de externalizare.
Dar dincolo de spațiu și cost, Leonte a identificat patru lucruri pe care orice client le urmărește: conformitatea legală, eficiența operațională, reducerea costurilor și, poate cel mai important, siguranța absolută a documentelor.
Un detaliu care merită reținut: conformitatea legală în arhivare nu e opțională. În funcție de tipul documentului, perioadele de păstrare variază între 5 și 50 de ani – iar unele categorii de documente trebuie păstrate pe toată durata de existență a companiei. Practic, pentru totdeauna.
Un alt lucru pe care mulți clienți nu-l anticipează: consultarea documentelor arhivate e adesea mai rapidă decât atunci când documentele stau la sediul propriu. Majoritatea solicitărilor se rezolvă online, în câteva minute.
Leonte mi-a povestit și despre un caz concret: o companie multinațională din domeniul producției a avut nevoie urgentă să elibereze spațiul folosit pentru arhivă, ca să mute acolo linii de producție relocate din afara României. SDA a preluat întreaga arhivă în doar câteva luni – iar compania, mulțumită de experiență, a continuat să externalizeze și alte spații, ba chiar și-a mutat birourile din Germania în România.
Sfatul lui pentru companiile care încă amână decizia? „Nu amâna. Arhiva face parte din patrimoniul societății, iar cu cât amâni mai mult, cu atât problemele se agravează, nu se simplifică.”
SDA are 18 ani de activitate, trei depozite (București, Brașov și Ghimbav) și, potrivit lui Leonte, nu a pierdut niciodată vreun document. Despre siguranța datelor a rezumat totul într-o singură frază: „Avem siguranță, avem redundanță, suntem ca o fortăreață.”
Interviul complet, cu toate detaliile despre cum funcționează în culise cel mai nou depozit de arhivă din România, îl găsești aici:
Categorii:COMUNICATE, Stiri
Lasă un răspuns